Digitalkompetenz der Assistenz (3 Tage)

Smarte Ideen für das digitale Büro

Das Stichwort „Arbeit 4.0“ macht auch vor dem Sekretariat und dem Assistenzbereich nicht Halt: Papierarmes Büro, digitales Dokumentenmanagement, Online-Arbeiten und virtuelles Kommunikations- und Informationsmanagement sind nur einige der Themen, die dieses Berufsfeld gerade grundlegend verändern.

Gehen Sie mit der Zeit und bringen Sie Ihre Digitalkompetenz auf ein neues Level! Innerhalb von drei Tagen werden Sie zur Fachfrau in Microsoft Outlook und OneNote sowie der digitalen Büroorganisation.

Sie lernen, wie Sie sich mit Outlook effizienter organisieren können, indem Sie Ihre E-Mails strukturierter sortieren, die elektronische Wiedervorlage nutzen, die Nachrichten organisiert abarbeiten, Besprechungen und Termine effizient planen und den Überblick über ihre und alle delegierten Outlook-Aufgaben behalten.

Am zweiten Tag erfahren Sie, mit welchen Apps und Programmen Sie sich digital so organisieren können, um ruckzuck die wichtigsten Vorgänge, Dokumente oder Daten zur Hand zu haben, ohne lange zu suchen!

Der dritte Seminartag steht ganz unter dem Motto „OneNote für die Assistenz“. Sie lernen das Programm kennen und erfahren, wie Sie es für Ihre tägliche Arbeit effizient und sinnvoll nutzen können, und mit räumlich von Ihnen getrennt arbeitenden Personen und im Team alle Informationen immer aktuell halten.

Drei spannende und informative Seminartage warten auf Sie. Machen Sie sich jetzt fit für Ihr Büro 4.0!

Es werden vor allem Microsoft-Office-Produkte angesprochen. Bringen Sie bitte unbedingt Laptop oder Tablet mit, auf denen diese Programme installiert und betriebsbereit sind (Desktop- oder App-Version ab 2010), damit Sie im Seminar die Tipps direkt anwenden können. Die vorgestellten Apps laufen auf den gängigen Betriebssystemen.

Bitte beachten Sie, dass dies keine Microsoft-Office365-Schulung ist!

Die wichtigsten Inhalte

1. Tag: Cleveres Outlook-Management (ab Version 2010)
 

• Warum Outlook mehr als nur ein E-Mail-Programm ist
• E-Mail-Management
  • So bearbeiten Sie Ihren Posteingang effektiv und zeitsparend
  • Wie Sie mehrere Postfächer managen und sich nicht verzetteln
  • Wie Sie mit mehreren Personen in einem (Gruppen-)Postfach arbeiten und sich gegenseitig informiert halten

• Elektronische Aufgaben und Wiedervorlage
  • So legen Sie E-Mails auf die elektronische Wiedervorlage
  • Wie Sie Aufgaben zuweisen und steuern

• Elektronische Notizen
  • Bye-bye Klebezettel! So nutzen Sie die Notizfunktion für eine papierarme Organisation auf Ihrem Schreibtisch

• Die Kalenderfunktion
  • Übersichtliches Terminmanagement für Ihre Führungskraft und Sie selbst

• Alles zu Kategorien, QuickSteps, Vorlagen und Regeln

• Wie Sie die einzelnen Outlook-Elemente sinnvoll miteinander verbinden, um alle Informationen an einem Platz zu haben

2. Tag: Büroorganisation 4.0

• Digitale Kompetenz im Assistenzbereich
  • Werden Sie der „digital expert“ in Ihrem Büro – so erhöhen Sie Ihre digitale Kompetenz
  • Leisten Sie Überzeugungsarbeit bei analog arbeitenden Führungskräften und Teams

• Digitales Dokumentenmanagement
  • Welche gesetzlichen Voraussetzungen sind zu beachten?
  • Speichern und Teilen von Dateien in Gruppenlaufwerken, Sharepoints und in der Cloud

• Transparentes Aufgabenmanagement
  • Wie Sie mit Outlook, online Kan-Ban-Boards den Überblick behalten

• Virtuelle Kommunikation
  • Der richtige Einsatz von Messenger, Online-Abfrage-Tools und Chat-Programmen im Büroalltag

• Mobile Zusammenarbeit
  • Quo-vadis Microsoft: Die schöne neue Office365-Welt und was Sie Ihnen im Assistenzbereich bringt
  • Apps und Programme für Smartphones und Tablets, um auch außerhalb des Büros alle Informationen bearbeiten zu können
  • Gadgets, die analoges Schreiben und digitale Verarbeitung vereinen

3. Tag: OneNote für die Assistenz

• Idee und Benutzeroberfläche von OneNote in der Desktopversion, die mobile Nutzung der App und Webversion
• Aufbau, Speicherung und Teilen eines Notizbuches
• Nie wieder suchen: Die Schnellsuche
• Verknüpfung mit anderen Microsoft-Programmen
• Outlook-Aufgaben erstellen und Termine/Besprechungen verwalten
• Aus dem Internet heraus Informationen an OneNote senden (Web-Clipper)
• Ersetzen Sie Ihre Zettelbox und Klebezettel durch die Schnellnotizen des Programms
• Für die Chefunterstützung: Notizen eingeben, Wissen erfassen und organisieren
• So drucken, exportieren und versenden Sie Inhalte aus OneNote heraus
• Sicherheitsfunktionen: Abschnitte schützen durch Kennwortschutz
• Teamarbeit mit OneNote - Vertretung, Jobsharing, Doppelsekretariate: So bündeln Sie Informationen

Es werden vor allem Microsoft-Office-Produkte angesprochen. Bringen Sie bitte unbedingt Laptop oder Tablet mit, auf denen diese Programme installiert und betriebsbereit sind (Desktop- oder App-Version ab 2010), damit Sie im Seminar die Tipps direkt anwenden können. Die vorgestellten Apps laufen auf den gängigen Betriebssystemen.