Geschäftsreise-Einkauf 4.0

Seminarziel:

Geschäftsreisen stellen einen bedeutenden und häufig unterschätzten Kostenblock im Unternehmen dar. Beim Einkauf von solchen Reiseleistungen lassen sich in jedem Unternehmen erfahrungsgemäß deutlich Kosten sparen. Sie erhalten einen umfassenden Überblick über das Thema Geschäftsreisen sowie eine detaillierte Vorstellung der Nutzung der vielfältigen Informations- und Einsparmöglichkeiten. Sie lernen in diesem Seminar, wie Sie Potenziale Ihres Unternehmens beim Einkauf von Geschäftsreisen erkennen und nutzen und damit deutlich zum Unternehmenserfolg beitragen.

Methodik:

Metaplanarbeit, Präsentation, Gruppenarbeit, interaktive Internet-Live-Demonstration, Checklisten, Musterausschreibung

Zielgruppe:

Alle Mitarbeiter, die sich mit dem Einkauf von Reiseleistungen bei Geschäftsreisen befassen.

Seminarinhalte:

Geschäftsreisemarkt und seine Marktteilnehmer

• Das Dreieck Kunde, Leistungsträger, Reisemittler
• Welche Rolle spielen Reservierungssystem, Kreditkartenanbieter und Online-Lösungen?
• Die übliche Preisstruktur der einzelnen Leistungsarten und mögliche Abweichungen

Der Geschäftsreiseprozess im Unternehmen

• Rahmenbedingungen (Vorgaben der Geschäftsführung, rechtliche Regelungen, der emotionale Faktor etc.)
• Die einzelnen Prozess-Schritte: Antrags- und Genehmigungsverfahren, Systemlösungen bei der Reisekostenabrechnung

Reisekosten-Controlling: Daten und Kennzahlen

• Kennzahlen zu Leistungsart und zur Reisestruktur
• Bahn (Volumen, Ziele)
• Flug (Rennstrecken, Klassen, Reisende)
• Mietwagen (typische Fahrziele, Mietdauer, Sonderwünsche)
• Hotel (Reiseorte, Hotelstandard)
• Reportingstruktur und Datenquellen

Darstellung der Einsparpotenziale im Detail

• Flug – Der optimale Flugpreis- Das Tarifsystem versus eigene Raten
  - Nutzung von Low Cost Airlines bei Geschäftsreisen: Vorteile und Risiken
  - Bonusprogramme der Airlines
  - Sinnvolle Defi nition der Reisestandards
• Hotel – Verhandlungsmöglichkeiten
  - Eigenverhandelte Raten
  - Nicht-monetäre Rahmenbedingungen und Zusatzleistungen
  - Hotelbroker und ihre Stärken/Schwächen
  - Unterschied zwischen Geschäftsreise-Einkauf und Einkauf für Tagungen, Schulungen und Events
• Mietwagen – Beste Konditionen
  - Verschiedene Quellen für Raten
  - Besonderheiten bei den Verträgen
• Bahn
  - Rentabilitätsrechnung für die verschiedenen BahnCards
  - Großkundenrabatt auch für mittelständische Unternehmen
• Kreditkartensysteme
  - Reisestellenkarten und „walking cards": Anbieter, Funktionsweise, Vor- und Nachteile
  - Übliche Zahlungsziele: Verhandlungsspielraum, Reduktion der Vorschüsse

Der Vertriebsweg Reisebüro

• Die neuen Vergütungssysteme (Transaktionsgebühren und Management-Gebühr)
• Richtige Zusammenarbeit mit dem Reisebüro
• Das Account Management des Reisebüros: Leistung und Nutzen

Der Vertriebsweg Online

• Marktübersicht: Online-Systeme und Online-Buchungsmaschinen
• Vorstellung einer Online-Buchungsmaschine
• Konditionen der Zusammenarbeit mit Online-Anbietern und dem Reisebüro

Reisebüroausschreibung

• Marktüberblick über Geschäftsreisebüros in Deutschland
• Kriterien für die Reisebüroauswahl
• Reisebüroausschreibung: Bestandteile, Formulierungen
• Bewertungsmatrix für die Bewertung von Angeboten

Leistungsträgerausschreibungen und Verhandlungen mit Leistungsträgern

• Aufbau von Leistungsträgerausschreibungen je nach Leistungsträge (Fluggesellschaft, Autovermietung, Hotel)
• Adressatenkreis für Leistungsträgerausschreibungen

Aufbau eines Travel-Management-Projektes

• Beispielhafter Projektplan: Phasen, Ziele und Meilensteine, Zeitplanung

Veranstaltung als Präsenz-Seminar: 1395€

Veranstaltung als Online-Seminar: 1195€