Office Manager/-in (IHK)

Der Office Manager ist eine zentrale Figur in der Unternehmensstruktur, da er nicht nur den Sekretariatsbereich inklusive Front Office zu verantworten hat. Darüber hinaus fallen Kundenbetreuung, Teammanagement, Rechnungslegung, Mahnwesen sowie innerbetriebliche Organisations- und Abwicklungsprozesse i.d.R. in seinen Zuständigkeitsbereich.

Office Management umfasst also die verschiedensten Aufgabenbereiche, sodass der Office Manager somit auch an verschiedenen Stellen im Unternehmen zu finden ist. Die Tätigkeitsbereiche und Aufgaben variieren je nach Art, Größe, Organisationsstruktur und Branche eines Unternehmens.

Mit diesem Kurs lernen Sie, in den verschiedensten Bereichen des Innendienstes zu arbeiten, verstehen die organisatorischen Strukturen eines Unternehmens und lernen den Alltag eines Office Managers kennen, der gleichzeitig aus Front Office und Vertriebsinnendiensttätigkeiten besteht.

Wir gehen mit Ihnen auf Exkurs zu den professionellen Werkzeugen eines Office Managers. Ihre vorhandenen Grundkenntnisse in Sachbearbeitung, Auftragswesen und Anwendungstools (Microsoft Office) werden um hilfreiche und zeiteffiziente Methoden ergänzt.

Mit einem deutschlandweit anerkannten Zertifikat dokumentieren Sie Ihr Know-how im Office Management und eröffnen sich die Möglichkeit für neue berufliche Perspektiven.

Inhalt:

Office Management

• Unternehmensorganisation
• Regeln und Kommunikation im Unternehmen
• Strukturen der Aufbau- und Ablauforganisation
• Stellenarten, Abteilungen und Gruppen
• Weisungs- und Kommunikationsbeziehungen
• Voraussetzungen und Aufgaben des Innendienstes
• Arbeitsplatzgestaltung
• Professionelles Zeitmanagement
• Analyse von Zeitverlusten
• Zeitmanagementmethoden
• Zeitmanagement mit ausgewählten Outlook-Tools

 Front Office

• Postverkehr
• Terminmanagement
• Büroorganisation/ Büromaterial
• Geschäftskorrespondenz
• DIN 5008
• Stilsicher formulieren
• Dokumentenvorlagen
• Objekte und Formularelemente in Worddokumenten
• Einsatz und Erstellung von Präsentationen
• Veranstaltungsmanagement

 Vertriebsinnendienst

• Beschaffungsmanagement und E-Procurement
• Kaufmännischer Schriftverkehr
• Vertiefende Anwendungskenntnisse
• Angebot, Kalkulation, Auftragseingang
• Auftragsbestätigung, Leistungsnachweis/ Lieferschein, Rechnung
• ERP-Systeme
• Warenwirtschaftssysteme
• CRM-Systeme
• Tabellenkalkulation
• Arbeit mit Datenbanken

Zeitgemäße elektronische Kommunikation und Mediennutzung

• E-Mail Client und Planungstools
• E-Mail Kommunikation und Richtlinien
• E-Mail Sicherheit
• Informationsbeschaffung im Internet
• Internetbrowser
• Internetrecherche
• Travel-Management
• Datensicherheit
• Passwörter und Authentifizierung
• Verzeichnisschutz und Zugriffskontrolle
• Verschlüsselung und Cloud-Systeme
• Soziale Netzwerke (Facebook, Xing, LinkedIn, Messenger)

Personalführung

• Mitarbeiterauswahl (Anforderungsprofil, Recruiting)
• Persönlichkeitsmodelle (DISG-Modell, Reifegradmodell)
• Onboarding
• Führungsaspekte und -kompetenzen
• Wahl des richtigen Führungsstils
• Mitarbeitergespräche
• Motivationstheorie nach Herzberg
• Teamentwicklung und Teamgefühl
• Konfliktmanagement (Konfliktarten und Konfliktlösung)
• Generationenmanagement
• Generationengerechte Gestaltung der Arbeitswelt
• Interkulturelle Kompetenz

Prozesse und Projekte

• Qualitätsmanagementprozesse und -systeme
• ISO 9000 ff.
• Deming-Zyklus
• Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems
• Dokumentationsanforderungen
• Grundlagen Prozess- und Projektmanagement
• Klassisches vs. agiles Projektmanagement
• Projektbeteiligte und deren Aufgaben
• Ebenen der Prozessteuerung
• Projektphasen, Projektplanung, Projektorganisation
• Projektdurchführung und -abschluss

Rechtliche Rahmenbedingungen

• Unternehmensformen im Überblick
• Rechtsstellung und Zuordnung
• Händler, Handelsvertreter, Agent, Vertriebler
• HGB, BGB, Fernabsatzgesetz
• Vertragsrecht, Vertragsformen
• Grundsätze zu Verträgen B2B vs. B2C
• Haftungsrecht, Gewährleistung, Garantie
• Datenschutz vs. Datensicherheit
• Anforderungen und Pflichten der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung)
• Gesetzliche Regelungen bei Personalanstellung
• Arbeitsvertrag
• Urlaubsanspruch, Krankheit, Arbeitszeitgesetz
• Abmahnung und Kündigung

 Betriebswirtschaftliche Aspekte

• Betriebswirtschaftliche Kennzahlen und Controlling
• Rentabilität, Liquidität, Kapitalstruktur, Cashflow
• Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung
• BWA – Betriebliche Auswertung (Aufbau, Analyse, Auswertung, Interpretation)
• Investitionsplanung und -rechnung
• Kategorisierung von Kosten, Kostenrechnungsarten
• Finanzierungsplanung
• Finanzierungsarten und -regeln

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Fernlernsystem:

Der Kurs findet als Onlineseminar auf der modernen Lernplattform www.startiq-lernplattform.de statt. Im Seminar stehen Ihnen 8 Lernmodule und ein Kursübersichtsmodul zur Verfügung. In jedem Themenschwerpunkt finden Sie fachbezogene Verständnisfragen zur eigenen Lernkontrolle. Begleitet werden Sie von unseren Fachdozenten mittels Onlinevorlesungen sowie E-Mails.

Am Ende einer jeden Themenwoche werden durch den Dozenten zudem praxisbezogene Hausaufgaben ausgegeben. Die Hausaufgaben können Sie direkt in einem für Sie relevanten Projekt praktisch anwenden. Der betreuende Dozent übermittelt Ihnen die Korrektur der eingesandten Lösungen in Form einer Facheinschätzung.

Darüber hinaus besuchen Sie im Rahmen des Kurses zwei Workshops vor Ort bei der HSB Akademie, in denen das bereits angeeignete Wissen u.a. angewendet und vertieft wird.

Qualifikation:

Nach erfolgreichem IHK-Abschlusstest erhalten Sie Ihr IHK-Zertifikat zum/zur „Office Manager/-in (IHK)“ durch die IHK Bildungszentrum Dresden gGmbH. Hierbei handelt es sich um einen anerkannten Abschluss, der als bestätigter Qualifikationsnachweis gilt und deutschlandweit anerkannt ist. Während der Lernphase werden Sie mit den Verständnisfragen der Lernmodule und den Lernerfolgskontrollen zu den Onlinevorlesungen umfassend vorbereitet.

Der Abschlusstest erfolgt in Form eines Onlinetests. Um diesen zu absolvieren, müssen Sie nicht in unseren Räumen erscheinen, sondern können diesen von zu Hause aus durchführen. Der IHK-Abschlusstest besteht aus insgesamt 30 Fragen (Multiple Choice und Freitextfragen), für deren Beantwortung Sie 60 Minuten Zeit haben.rnmodule und den Lernerfolgskontrollen zu den Onlinevorlesungen umfassend vorbereitet.