Google Workspace: Gmail, Kalender, Aufgaben

In diesem Seminar richten Sie Google Workspace so ein, dass Gmail, Google Kalender und Google Tasks als zusammenhängendes System funktionieren. Sie lernen, wie Sie E-Mails mit Labels, Filtern und Suchoperatoren schneller verarbeiten, Follow-ups zuverlässig nachhalten und aus Nachrichten direkt Aufgaben ableiten. Im Kalender bauen Sie ein belastbares Termin-Setup mit Arbeitszeiten, Terminblöcken, Freigaben und Ressourcenbuchungen auf, damit Abstimmungen weniger Zeit kosten. Zusätzlich optimieren Sie Benachrichtigungen und mobile Nutzung, damit Prioritäten sichtbar bleiben, ohne dass Sie permanent unterbrochen werden. Sie nehmen praxiserprobte Workflows mit, die in typischen Büro- und Projektrollen sofort greifen, inklusive sicherer Zusammenarbeit über Drive-Links und Berechtigungen. Ergebnis: weniger Inbox-Stau, weniger Ping-Pong bei Terminen und ein klarer Aufgabenfluss.

• Gmail als Arbeitszentrale
  • Labels, Filter, Kategorien und Suchoperatoren
  • Priorisierung mit Sternen, Markierungen und Snooze
  • Signaturen, Vorlagen und sinnvolle Automatisierung
  • Umgang mit Anhängen, Drive-Links und Berechtigungen
• Kalender, der Entscheidungen beschleunigt
  • Terminarten, Einladungen, Zusagen und Delegation
  • Arbeitszeiten, Standort, Zeitzonen und Terminblöcke
  • Mehrere Kalender, Freigaben und Sichtbarkeiten
  • Ressourcen wie Räume und Ausstattung richtig buchen
• Aufgaben und Nachverfolgung ohne Tool-Wildwuchs
  • Google Tasks: Listen, Fälligkeiten, Wiederholungen
  • Aufgaben aus E-Mails und Kalenderterminen ableiten
  • Erinnerungen, Benachrichtigungen und Review-Routinen
  • Persönliche vs. Team-Transparenz: Grenzen kennen
• Zusammenspiel: E-Mail, Termin, To-do
  • Einheitlicher Workflow vom Eingang bis zur Erledigung
  • Follow-ups, Wiedervorlagen und Termin-Links in Mails
  • Meeting-Hygiene: Agenda, Vorbereitung, Nacharbeit
  • Mobile Nutzung: Benachrichtigungen sinnvoll einstellen
• Sicherheit, Compliance und Zusammenarbeit
  • Phishing erkennen, sichere Links und Dateifreigaben
  • Vertraulichkeitsmodus und sinnvolle Weiterleitungsregeln
  • Kalenderfreigaben datenschutzbewusst konfigurieren
  • Best Practices für Teams in Google Workspace

Sie können Gmail so konfigurieren, dass eingehende E-Mails automatisch vorsortiert werden und Follow-ups nicht verloren gehen. Sie beherrschen ein Kalender-Setup mit Freigaben, Terminblöcken und Ressourcen, das Abstimmungen beschleunigt. Sie etablieren einen durchgängigen Workflow, um aus E-Mails und Terminen konkrete Aufgaben mit Fälligkeiten abzuleiten und regelmäßig zu reviewen.

• Kurze Impulse mit Live-Demos in Google Workspace
• Geführte Übungen an typischen Praxisfällen (Inbox, Meetings, Aufgabenlisten)
• Checklisten und Vorlagen für die direkte Umsetzung im Arbeitsalltag
• Q&A zu individuellen Einstellungen und Teamregeln

• Keine
• Zugang zu einem Google-Workspace-Konto wird bereitgestellt, falls erforderlich.

• Office- und Teamassistenz, die Termin- und Inbox-Last trägt
• Projektmanagerinnen und Projektmanager mit vielen Abstimmungen
• Fach- und Führungskräfte mit hohem Kommunikationsvolumen
• Support-, Sales- und Customer-Success-Rollen
• Alle, die Gmail, Kalender und Aufgaben als System nutzen wollen, statt in E-Mails zu versinken