Digitale Transformation der Büroorganisation

Seminarziel

Das Seminar zielt darauf ab, Unternehmen bei der digitalen  Transformation ihrer Büroorganisation zu unterstützen und ihnen die  Vorteile und Chancen dieser Transformation aufzuzeigen. Das Ziel ist es,  den Unternehmen dabei zu helfen, effizienter zu werden, Kosten zu  senken, die Zusammenarbeit zu verbessern, die Kundenerfahrung zu  optimieren und die Datensicherheit zu erhöhen. Durch die Einführung und  Nutzung geeigneter digitaler Tools und Technologien sollen die  Unternehmen ihre Arbeitsprozesse optimieren und sich den  Herausforderungen einer digitalen Welt erfolgreich stellen.

Inhalt

• Aktuelle Büroorganisation analysieren
  • Identifizierung der bestehenden Prozesse und Arbeitsabläufe
  • Bewertung der Effizienz und Effektivität
  • Identifizierung von Engpässen und Herausforderungen
• Chancen und Vorteile der digitalen Transformation
  • Vorstellung der digitalen Tools und Technologien für die Büroorganisation
  • Erklärung der potenziellen Vorteile wie Effizienzsteigerung, Zeitersparnis und verbesserte Zusammenarbeit
• Anforderungen und Ziele definieren
  • Sammeln von Anforderungen und Erwartungen der Teilnehmer
  • Festlegen von Zielen für die digitale Transformation der Büroorganisation
  • Priorisierung der Ziele basierend auf den identifizierten Engpässen und Herausforderungen
• Auswahl geeigneter digitaler Tools und Technologien
  • Vorstellung verschiedener Tools und Technologien für die Büroorganisation
    • Projektmanagement-Tools: z. B. Trello, Asana, Jira
    • Kollaborationstools: z. B. Microsoft Teams, Slack, Google Workspace
    • Dokumentenmanagement-Tools: z. B. SharePoint, Google Drive, Dropbox
    • Zeit- und Aufgabenverwaltungstools: z. B. Todoist, Evernote, Microsoft Planner
    • Workflow-Automatisierungstools: z. B. Zapier, Microsoft Power Automate, IFTTT
    • Virtuelle Meetings und Konferenztools: z. B. Zoom, Microsoft Teams, Google Meet
    • Kundenbeziehungsmanagement (CRM)-Systeme: z. B. Salesforce, HubSpot, Zoho CRM
    • E-Mail-Managementtools: z. B. Outlook, Gmail, Thunderbird
    • Datenanalyse-Tools: z. B. Microsoft Excel, Google Sheets, Tableau
  • Diskussion über deren Anwendbarkeit und Nutzen für die definierten Ziele
  • Auswahl der am besten geeigneten Tools und Technologien
• Identifizierung von manuellen und zeitaufwändigen Prozessen:
  • Erfassung und Verarbeitung von Papierdokumenten
  • Manuelle Dateneingabe und -verarbeitung
  • Genehmigungs- und Freigabeprozesse
  • Zeiterfassung und Arbeitszeiterfassung
  • Reise- und Spesenabrechnung
    
    

Überlegungen zur Automatisierung und Vereinfachung der Prozesse mithilfe digitaler Tools:

• Einsatz von OCR (Optical Character Recognition) zur automatischen Erfassung von Daten aus Papierdokumenten
• Integration von Systemen zur automatischen Datenübertragung und Verarbeitung
• Einrichtung von Genehmigungs-Workflows und automatisierten Benachrichtigungen
• Nutzung von Zeiterfassungstools mit automatischer Datenerfassung
• Implementierung von Tools zur automatisierten Reise- und Spesenabrechnung
  
  

Festlegung eines Zeitplans und Verantwortlichkeiten für die Implementierung:

• Aufteilung der Umsetzung in Phasen oder Projekte
• Zuweisung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten an die beteiligten Mitarbeiter
• Festlegung von Meilensteinen und Überwachung des Fortschritts
  
  

Durchführung von Tests und Pilotphasen, um die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit sicherzustellen:

• Auswahl einer Testgruppe von Mitarbeitern für den Pilotversuch
• Durchführung von Tests und Evaluierung der Ergebnisse
• Anpassung und Feinabstimmung der Tools und Technologien basierend auf dem Feedback der Testgruppe
  
  

Abschluss und Ausblick

• Zusammenfassung der erreichten Ergebnisse und Erfolge der digitalen Transformation
• Bewertung des Return on Investment (ROI) der durchgeführten Maßnahmen
• Ausblick auf zukünftige Entwicklungen und Möglichkeiten zur weiteren Optimierung der Büroorganisation