Elektronische Entgeltunterlagen

Arbeitgebende sind verpflichtet, die Entgeltunterlagen Ihrer Beschäftigten als Nachweis für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung elektronisch zu führen. Diese Verpflichtung umfasst sämtliche Dokumente, die im Rahmen der Entgeltabrechnung und der Betriebsprüfung eine Rolle spielen, wie beispielsweise Lohn- und Gehaltskonten, Arbeitsverträge, Urlaubs- und Stundenkonten sowie Bescheide von Sozialversicherungsträgern.

Ab dem 1. Januar 2027 sind Mischformen aus Papier und digitalen Dokumenten nicht mehr zulässig. Alle Entgeltunterlagen müssen dann digital, strukturiert und jederzeit prüfbar verfügbar sein. Bis zum 31. Dezember 2026 haben Arbeitgebende allerdings die Möglichkeit, sich unter bestimmten Voraussetzungen von dieser Pflicht befreien zu lassen. In unserem Online-Seminar zeigt Ihnen Frau Droste-Klempp wie das geht und bereitet Sie auf die kommenden Verpflichtungen vor.

Denn schon jetzt müssen Sie wissen, welche Unterlagen wie, wann und wo eingereicht und gespeichert werden müssen! Bereiten Sie sich deshalb zeitnah und ausführlich auf die Anpassungen vor, damit Sie diese rechtssicher und termingerecht in Ihrem Unternehmen umsetzen können. In diesem Online-Seminar erhalten Sie alle wichtigen Informationen bezüglich der Anforderungen an die Unterlagen für die elektronische Übermittlung und Speicherung.

• Welche Unterlagen müssen elektronisch geführt werden (bspw. Befreiungsanträge über die Rentenversicherungspflicht bei geringfügig Beschäftigten, Nachweise über Versicherungspflicht/-freiheit, Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse etc.)?
• Für welche Unterlagen gilt die Schriftformerfordernis?
• Was ist der Unterschied zwischen einer einfachen/fortgeschrittenen/qualifizierten elektronischen Unterschrift?
• Welche Anforderungen werden an Dateiformate, Speicherorte etc. gestellt?
• Welche Unterlagen dürfen Sie vernichten und welche müssen Sie im Original weiter vorhalten?
• Müssen die Unterlagen zwingend in Ihrem Lohnabrechnungsprogramm geführt werden oder reicht ein gesonderter Ordner aus?
• Sie lernen die rechtlichen und technischen Hintergründe der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) kennen.
• Sie wissen, wie eine euBP ablaufen kann und welche Vorteile Sie Ihnen bringt.
• Wo und in welcher Form kann ich mich von der Pflicht zur Führung der elektronischen Entgeltunterlage und von der euBP bis zum 31.12.2026 befreien lassen?