Büroorganisation für die agile Assistenz

Wirkungsvolle Team-Unterstützung durch die agile Assistenz

Büroorganisation bedeutet für Sie, sich und Ihren Arbeitsplatz sowie Ihre Arbeitszeit effizient zu gestalten und jederzeit den Überblick zu behalten. Gerade in der Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und/oder einem Team ergeben sich täglich neue Herausforderungen. Sei es bei der Terminabstimmung und Auftragskoordination, beim Informationsmanagement oder bei der Projektunterstützung.

Eine digitale Arbeitsweise bedeutet hier, klare Regeln zu schaffen und auch in „heißen“ Phasen eine kühlen Kopf zu behalten, den Informationsfluss sicherzustellen und die Aufgaben im Team effizient zu steuern.

Eine besondere Herausforderung in der Teamarbeit ist der Umgang mit verschiedenen Persönlichkeitstypen und Arbeitsstilen. Diese unter einen Hut zu bringen gehört ebenfalls zu Ihrem Arbeitsalltag.

Themenüberblick des Seminars
"Büroorganisation für die agile Assistenz":

• Den Spagat schaffen und vielfältigen Interessen gerecht werden
• Klare Absprachen – Missverständnisse vermeiden
• Viele kleine Aufgaben und Projekte gelassen bewältigen
• Wirkungsvolle Team-Organisation – digital und in Präsenz
• Stressresistenz in turbulenten Zeiten

Inhalte des Seminars "Büroorganisation für die agile Assistenz"Professionelle Teamassistenz

• Unterschiedliche Erwartungen unter einen Hut bekommen
• Aufgaben und Grenzen
• „Typgerechte Zusammenarbeit“ – so behandeln Sie ihr Umfeld gekonnt
• „Loyalitätsfalle“ Chef und Team
• Die virtuelle Zusammenarbeit steuern
• Gute Teamarbeit trotz Homeoffice

Die digitale Selbstorganisation

• Realistische Aufgabenplanung
• Outlook zur Eigenorganisation optimal nutzen und überwachen
• Projektkontrolle als Assistenzaufgabe
• Kanban, Scrum und Co.

Informationsmanagement im digitalen Office

• Informationen effizient steuern
• OneNote zur Unterstützung sinnvoll einsetzen
• E-Mail-Management im Team
• Umgang mit Gruppenpostfächern

Selbstbestimmtes Handeln und Verantwortung

• ABC-Analyse und Eisenhower-Prinzip: ein alter Hut?
• Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden
• Zeitdiebe erkennen und nachhaltig beseitigen
• Umgang mit der „Aufschieberitis“
• Durchsetzungskraft und Selbstbehauptung
• Gekonnt „Nein“ sagen tut gut

Gelassenheit statt Stress und Hektik im Arbeitsalltag

• Techniken, um Ruhe zu bewahren, wenn alle unter Druck stehen
• Gelassen bleiben und einen kühlen Kopf behalten
• Die wichtigsten Anti-Stress-Maßnahmen

Das Office sicher repräsentieren

• Ihre Alltagsrhetorik: Klare Worte zeigen klare Wirkung
• Kund/innen empfangen und begleiten
• „Small Talk“ – die Kunst der stilvollen Konversation

Methodik

Kurzvorträge, Gesprächsrunden und Erfahrungsaustausch, Gruppenarbeiten, Fallbeispiele aus der Praxis für die Praxis.

Zielgruppe

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Assistenz, Office Management und Sekretariat, die ihre Vorgesetzten und/oder ganze Teams zeitgemäß unterstützen und entlasten möchten.

Ihr Nutzen

Sie setzten sich zwei Tage lang intensiv damit auseinander, wie Sie Ihre Arbeit weiter optimieren können. Nutzen Sie den praxisnahen, komprimierten Wissensinput der Referentin sowie den Austausch in der Gruppe, um neue Arbeitsweisen und hilfreiche digitale Tools kennenzulernen, die Ihre Arbeit leichter und effizienter machen. Sie reflektieren Ihre bisherige Arbeitsweise und erarbeiten – fern des eigenen Arbeitsplatzes und ohne Zeitdruck – wie Sie diese weiter optimieren können, um alle Aufgaben „unter einen Hut“ zu bekommen und dennoch gelassen zu bleiben.

Sie erhalten leicht umsetzbare „Tipps & Tricks“, die Sie direkt nach dem Seminar in Ihrem Büroalltag umsetzten können.

Durch das Trainieren klarer, souveräner Kommunikation wirken Sie künftig sicherer auf Ihr Umfeld. Darüber hinaus spüren Sie Ihre persönlichen Zeitdiebe auf und erfahren, wie Sie gezielt gegen Stress und Zeitdruck angehen. Sie kehren mit frischen Ideen & neuer Motivation zurück in Ihr Office.

Trainerin des Seminars

Antje Barmeyer

sammelte 20 Jahre lang Erfahrungen als Sekretärin, Assistentin der Geschäftsleitung und als Verwaltungsleiterin eines großen Ingenieur-Büros für Tiefbau. Seit über zwei Jahrzehnten gibt sie diese praktischen Erfahrungen in Seminaren und Workshops sowie Vorträgen bei Fachkonferenzen an ihre Teilnehmerinnen und Teilnehmer weiter. Zu ihrer Zielgruppe gehören Mitarbeitende in der Assistenz und der Verwaltung sowie Fach- und Führungskräfte. Darüber hinaus betätigt sie sich als Autorin und schreibt Artikel für Fachzeitschriften und wirkt als Co-Autorin in Fachbüchern mit. Die Themenschwerpunkte sind im Bereich Arbeitsorganisation und Zeitmanagement, Projektmanagement, Kundenorientierung in Wort und Schrift, Kommunikation und Rhetorik sowie Stil und Etikette. Frau Barmeyer engagierte sich über 15 Jahre ehrenamtlich im Vorstand des Bundesverbandes Sekretariat- und Büromanagement (bSb).