PM für Nicht-Projektmanager

Seminarziel

Die Teilnehmenden erlernen die wesentlichen Grundlagen und Instrumente des Projektmanagements, um kleinere und mittlere Vorhaben strukturiert zu planen und sicher umzusetzen. Ziel ist es, die tägliche Arbeitslast durch klare Zielvorgaben, einfache Zeitpläne und effiziente Kommunikation spürbar zu reduzieren.

Inhalt

• 1. Was ist eigentlich ein Projekt?
  • Abgrenzung zum Tagesgeschäft: Definition von Merkmalen, die eine Aufgabe zum Projekt machen (Einmaligkeit, Zeitbegrenzung).
  • Die magische Triangel: Das Wechselspiel zwischen Zeit, Kosten und Qualität verstehen und steuern.
  • Rollen im Miniprojekt: Wer ist Auftraggeber, wer führt aus und wer entscheidet bei Problemen?
• 2. Der gelungene Start: Klärung vor Planung
  • Auftragsklärung: Die richtigen Fragen stellen, um Missverständnisse von Beginn an auszuschließen.
  • SMART-Ziele: Vorhaben so präzise formulieren, dass der Erfolg am Ende eindeutig messbar ist.
  • Nicht-Ziele definieren: Grenzen setzen, um eine schleichende Ausweitung der Arbeit zu verhindern.
• 3. Struktur schaffen: Der Projektstrukturplan (PSP)
  • Die "Elefanten-Taktik": Komplexe Aufgaben in handhabbare Arbeitspakete zerlegen.
  • Logische Anordnung: Abhängigkeiten zwischen Aufgaben erkennen (Was muss fertig sein, bevor das nächste beginnen kann?).
  • Verantwortlichkeiten: Jedem Paket eine klare Zuständigkeit zuordnen, auch bei kleinen Teams.
• 4. Zeit- und Ressourcenplanung für Realisten
  • Meilensteine setzen: Wichtige Etappenziele als Motivations- und Kontrollpunkte definieren.
  • Aufwandsschätzung: Pufferzeiten sinnvoll einplanen, um auf unvorhersehbare Ereignisse reagieren zu können.
  • Terminplan-Erstellung: Einfache Visualisierung (z. B. Balkenplan), die auch für Laien sofort verständlich ist.
• 5. Kommunikation und Stakeholder
  • Wer redet mit wem?: Identifikation aller Beteiligten, die das Projekt beeinflussen oder davon betroffen sind.
  • Informationsfluss: Festlegen von kurzen Dienstwegen und effizienten Abstimmungsintervallen.
  • Erwartungsmanagement: Professionell "Nein" sagen oder Alternativen aufzeigen, wenn Anforderungen den Rahmen sprengen.
• 6. Steuerung und Dokumentation
  • Status-Check: Einfache Methoden zur Überwachung des Fortschritts (Ampel-System, Kanban-Boards).
  • Umgang mit Änderungen: Wie man Anpassungen im Plan dokumentiert, ohne das Chaos auszulösen.
  • Ergebnissicherung: Dokumente und Protokolle so führen, dass sie auch nach Monaten noch nachvollziehbar sind.
• 7. Zusammenarbeit und Teamdynamik
  • Besprechungen effizient leiten: Fokus auf Ergebnisse statt auf endlose Diskussionen.
  • Motivation im Nebenbeimodus: Wie man Kollegen zur Mitarbeit bewegt, die eigentlich mit ihrem Tagesgeschäft ausgelastet sind.
  • Konflikte im Keim ersticken: Sachliche Klärung bei unterschiedlichen Prioritäten oder Zeitnöten.
• 8. Die Praxis-Werkstatt: Der "Projekt-Check"
  • Anwendung am eigenen Beispiel: Transfer der gelernten Methoden auf ein aktuelles Vorhaben aus dem Arbeitsalltag der Teilnehmenden.
  • Tool-Check: Auswahl von einfachen, oft bereits vorhandenen Programmen (Excel, Outlook, Planner) zur Unterstützung.
  • Transferplan: Festlegen der ersten drei Schritte, die direkt nach dem Seminar im Büro umgesetzt werden.