Microsoft 365: SharePoint Online für Anwender

Seminarziel

Ziel dieses Seminars ist es, Ihnen das erforderliche Wissen zu vermitteln, damit Sie sicher und gezielt mit SharePoint Online, als Bestandteil von Microsoft 365, arbeiten können. 

Inhalt

• Microsoft 365
  • Aufbau und Funktionen der Microsoft 365 Portalseite
  • Überprüfen der Regions- und Zeiteinstellungen
  • Apps für den schnellen Zugriff neu organisieren
  • Mit Microsoft 365 verbinden: Microsoft 365 Enterprise-Apps / Office 2019 / Office 2016 Konteneinstellungen
  • Aktualisieren der lokalen OneDrive-App in Windows 10
• SharePoint als Dienst in der Cloud
  • Unterscheidung zwischen Dienst und Software
  • Was unterscheidet SharePoint Online von anderen Cloudspeicherdiensten?
  • Was können Sie in SharePoint Online speichern?
  • Was sollten Sie nicht in SharePoint Online speichern?
  • Welche Rolle spielt SharePoint Online in anderen Microsoft 365 Apps und Diensten?
  • Mit welchen Browsern lässt sich SharePoint Online nutzen? 
• OneDrive und OneDrive for Business 
  • Zweimal OneDrive - privat und geschäftlich
  • Was ist der Unterschied zwischen SharePoint Online und OneDrive for Business?
  • SharePoint Bibliotheken und deren Ordner in das eigene OneDrive verlinken
  • Ihre OneDrive-Inhalte mit anderen Personen teilen
  • OneDrive for Business mit dem eigenen Computer synchronisieren
  • Die Integration von OneDrive for Business in anderen Apps
• Die Bedeutung von Microsoft 365 Gruppen für SharePoint
  • Microsoft 365 Gruppen als Basis der Microsoft 365-Apps verstehen
  • Die drei Arten von Microsoft 365-Gruppen: Yammer-, Outlook- und Teams-Gruppen
  • Die Bedeutung von privaten und öffentlichen Gruppen für Ihre SharePoint-Website
  • Apps, die mit einer Microsoft 365-Gruppe verbunden sind
  • Wie Sie andere Personen zu einer 365-Gruppe einladen können
  • Ändern von Benutzerrollen (Besitzer, Mitglieder, Gäste)
  • Wie Sie mittels einer 365-Gruppe ein Microsoft Teams-Team für Ihre bestehende SharePoint-Website erstellen können
  • So sehen Sie in der Outlook-App, in welchen Microsoft 365-Gruppen Sie Besitzer oder Mitglied sind
• Die SharePoint Online-App 
  • Aufbau und Funktionen in der SharePoint Online-App
  • Auswirkung der Nutzerrolle auf die Möglichkeiten in der SharePoint-App
  • Die SharePoint Teamwebsite als Platz für die Zusammenarbeit verstehen
  • Kommunikationswebsites für das Verteilen von News, Berichten, Statusmeldungen
  • Folgen und Entfolgen von SharePoint Websites
• Suchen in SharePoint Online
  • Websiteübergreifende Suche
  • Finden von SharePoint-Websites, Personen, Dateien, Neuigkeitenbeiträgen, PowerBI-Inhalten
• SharePoint Teamwebsite
  • Erstellen einer SharePoint-Teamwebsite in der SharePoint Online-App
  • SharePoint-Teamwebsites mit anderen 365-Apps erstellen
  • Elemente der SharePoint-Teamwebsite: Banner, Quick Launch und Page
  • Die Werkzeugleisten und ihre Bedienelemente
  • Funktionen im Einstellungen-Werkzeug der SharePoint-Teamwebsite
  • Websiteeinstellungen verstehen lernen
  • Die Bibliotheken der SharePoint-Teamwebsite
  • Anpassen des Websitedesigns
  • Löschen einer SharePoint Website 
  • Möglichkeiten der Wiederherstellung
  • Unterwebsites - Pro und Kontra 
• Erstellen von Websiteseiten (Pages)
  • Die drei unterschiedlichen Seitentypen in SharePoint
  • Auswirkung des gewählten Seitentyps auf die Websitestruktur
  • Erstellen von Wiki-Seiten, Websiteseiten und Webpartseiten
  • Nutzung moderner Webparts als Bausteine für den Seiteninhalt
  • Verlinkungen zwischen Pages
  • Verlinkungen von relevanten Pages mit dem Quick Launch
  • Verwalten von Seiten in der Websiteseiten-Bibliothek
• Dokumentenbibliotheken
  • Laden von Dateien oder Ordnern in eine Dokumentenbibliothek
  • Erstellen von Ordnern, Office-Dateien, Hyperlink-Dateien und Forms-Formularen direkt in der Dokumenten-Bibliothek
  • Integration Ihrer Office-Dokumentvorlagen in die Inhaltserstellung der Bibliothek
  • Dokumente in der Bibliothek mit Office Online-Apps und lokalen Apps bearbeiten
  • Bibliothekseinstellungen verstehen lernen
• Bildbibliotheken
  • Vorteile von spezialisierten Bibliotheken
  • Geeignete Dateiformate für eine Bildbibliothek
  • Laden von Bildern in Bildbibliotheken
  • Vorschaubild vs. Originalbild
  • Einbinden von Bildern einer Bildbibliothek in eine Websiteseite (Page)
• Arbeiten mit Listen
  • Wann Sie lieber eine Liste, statt einer Bibliothek verwenden sollten
  • Was unterscheidet Listen von Tabellen
  • Export von Listen nach Microsoft Excel
  • Die SharePoint Kalender-App als Listenbeispiel
  • Eine intelligente Excel-Tabelle als SharePoint Liste exportieren
  • Benutzerdefinierte Listen erstellen
• Filtern
  • Inhalte von Bibliotheken und Listen auswerten
  • Filtern nach Dateitypen, Änderungszeiten, letztem Bearbeiter, Dateigrößen
• Ansichten für Bibliotheken und Listen
  • Leichteres Bearbeiten von Dateien und Datensätzen in der Rasteransicht
  • Wie Sie eine neue Ansicht erstellen
  • Warum Sie die Standardansicht nicht ändern sollten
  • Hinzufügen zusätzlicher Spalten
  • Ändern der Spaltenreihenfolge
  • Erstellen von Pflichtfeldern
  • Formatierungsregeln für Bibliotheks- und Listenansichten
  • Inhalte aus Ordnern direkt im Hauptverzeichnis einer Bibliothek abbilden
  • Die Ansicht für die Darstellung auf kleineren Displays (Smartphones) optimieren
  • Verwalten von mehreren Ansichten in den Bibliotheks- und Listeneinstellungen
• Datenintegrität
  • Löschen von Daten und deren Wiederherstellung aus dem Papierkorb der SharePoint Website
  • Wann etwas im Papierkorb landet und wann nicht
  • Lieber lokal oder online löschen?
  • Aufbewahrungsfristen gelöschter Daten
  • Informationen zu Backup-Möglichkeiten
• Versionierung
  • Automatische Versionierung als Backup von Dateien, in Bibliotheken und Listen
  • Versionsverlauf für die Datenwiederherstellung bei Datenverlust oder unerwünschten Änderungen an Dateien
  • Versionierung mit Nebenversionen (Entwurfsversionen) erweitern
  • Einstellen von Versionslimits 
  • Anzeigen des Versionsverlaufs in Bibliotheken und Listen
  • Vergleichen unterschiedlicher Dateiversionen in den lokalen Office-Apps
  • Vorgängerversionen in SharePoint Online oder auf dem lokalen Computer wiederherstellen
  • Löschen überflüssiger Haupt- und Nebenversionen
• Einchecken / Auschecken
  • Auschecken von Dateien und Listeneinträgen für exklusives Bearbeiten
  • Auschecken verwerfen - und die Konsequenzen
  • Erzwungenen Einchecken durch andere Website-Mitglieder
  • Auswirkung des Eincheckens auf die Versionierung 
• Benachrichtigungen zu Bibliotheken und Listen  
  • Bei Änderungen an Listen- und Bibliotheksinhalten automatisch benachrichtigt werden
  • Bestimmen des Benachrichtigungszeitpunkts und der Benachrichtigungshäufigkeit
  • Verwalten der Benachrichtigungen
• Teilen und Berechtigungen
  • Voraussetzungen für das Teilen von Daten mit Personen außerhalb der eigenen Organisation
  • Freigaben auf OneDrive-Inhalte für andere Personen erteilen
  • Freigaben steuern, z.B. durch zeitliche Beschränkung, erzwungene Anmeldung, anonyme Freigabe, Einschränkung von Downloads bei ausschließlicher Leseberechtigung 
  • Freigabeeinschränkungen durch einen Administrator
  • Anzeigen von Dateien die von Ihnen mit anderen oder von anderen mit Ihnen geteilt werden
  • Gemeinsames und zeitgleiches Arbeiten an freigegebenen Inhalten mit Word, Excel, PowerPoint und OneNote
  • Unterscheidung zwischen Microsoft 365-Gruppenberechtigungen und Rechten in SharePoint-Gruppen 
  • Berechtigungsvererbung zwischen SharePoint-Website, Bibliothek/Liste, Dokument/Datensatz - wie man sie unterbricht und wiederherstellt
  • Eigene SharePoint-Gruppen erstellen
  • Zuweisen von Berechtigungsstufen zu SharePoint-Gruppen
• OneDrive-Integration im Windows Datei-Explorer
  • Ihr OneDrive for Business in der Cloud mit dem lokalen Computer synchronisieren
  • SharePoint Bibliotheken für die Offline-Verwendung mit OneDrive for Business Synchronisieren
  • Erweitertes Kontextmenü und dessen Inhalte verstehen
  • Symbole in der Statusspalte richtig deuten
  • Cloud-Dateien bei Bedarf für Offline-Verwendung auf dem PC behalten
  • Zwangssynchronisation von Ordnerinhalten: „Immer behalten auf diesem Gerät“ 
  • Lokalen Speicher freigeben und Daten zurück in die Cloud synchronisieren
  • Synchronisierungskonflikte lösen 
  • Synchronisation mit dem lokalen Computer beenden 
  • Wie Sie lokale Dateileichen vermeiden 
• SharePoint-Integration in den lokalen Microsoft 365 Enterprise Apps
  • Kontenanmeldung in Microsoft Microsoft 365 Enterprise Apps durchführen
  • Zwischen mehren Konten wechseln
  • Speicherorte für Serverentwürfe in Office verwalten
  • Nutzung in Word, Excel und PowerPoint
  • OneNote Notizbücher mit OneDrive verwalten
  • Outlook und die Nutzung von OneDrive/SharePoint-Dateien als E-Mail-Anlagen in Kopie oder als autorisierte Freigabe
  • Empfangene Outlook E-Mail-Anlagen in SharePoint / OneDrive for Business speichern
  • Versionsverwaltung innerhalb der Office Programme
• OneDrive & SharePoint-Integration in Smartphones und Tablets
  • SharePoint unter iOS und iPadOS 
• Tipps & Tricks
  • PSR-Aufzeichnungen als Dokumentation zum Thema erstellen
  • Dokumentationen in SharePoint verwalten