Assistenz für mehrere Vorgesetzte und Teams

1-Tag Intensiv-Seminar

Erfolgreich für mehrere Chefs arbeiten: Prioritäten setzen, kommunizieren und steuern

Assistenz für mehrere Vorgesetzte und Teams

Die klassische 1:1-Konstellation zwischen Assistenz und Vorgesetzen ist in vielen Organisationen längst überholt. Stattdessen übernehmen Assistenzen zunehmend Aufgaben für mehrere Vorgesetzte und Teams aus unterschiedlichen Fachbereichen. Damit steigen auch die Anforderungen: Neben Organisationsstärke und einem sehr guten Selbstmanagement sind vor allem ausgeprägte soziale Kompetenzen gefragt, um in einem komplexen Umfeld souverän, gelassen und diplomatisch zu agieren. Wer diese Kompetenzen gezielt einsetzt, schafft Transparenz, setzt Prioritäten sicher und gestaltet die Zusammenarbeit professionell und wirksam – nicht zwischen den Stühlen, sondern auf allen Stühlen.
Sie lernen, ihre Arbeitssituation klarer zu analysieren, Prioritäten sicher zu setzen und unterschiedliche Anforderungen gezielt zu steuern. Gleichzeitig verbessern Sie Ihre Eigenorganisation und den Umgang mit Informationsflut und konkurrierenden Aufgaben.

Die Schwerpunkte Ihrer Weiterbildung

• Analyse der eigenen Arbeitssituation und Prioritäten im Mehrfach-Assistenzalltag
• Zusammenarbeit mit diversen Persönlichkeiten, Arbeitsstilen und Führungskräften
• Erwartungen klären, Missverständnisse vermeiden und souverän kommunizieren
• Konflikte, Kompetenzgerangel und konkurrierende Anforderungen sicher steuern
• Eigenorganisation optimieren, Störungen reduzieren und produktiver arbeiten
• Digitale Selbstorganisation und Informationsmanagement für mehr Überblick im Büroalltag

Details zu Ihrer Weiterbildung

Inhalte

Zwischen Anspruch und Alltag: Was meine Produktivität steuert

• Standortbestimmung: Was beeinflusst meine Produktivität?
• Herausforderungen im Umgang mit mehreren Vorgesetzten
• Vier Hebel im Fokus: Mensch, Zeit, Organisation und Technik
• Welcher Faktor hat die größte Auswirkung auf meine Arbeit?

Verschiedene Charaktere: optimal mit allen zusammenarbeiten

• Menschenkenntnis: Persönlichkeiten schnell einschätzen
• Die verschiedenen Arbeitsstile „unter einen Hut bringen“
• Mit Strategie und Flexibilität auf Eigenheiten reagieren
• Sicherer Umgang mit Kompetenzgerangel und Machtspielen

Glasklare und zielorientierte Kommunikation in alle Richtungen

• Erwartungen klären und Missverständnisse vermeiden
• Wer wirklich etwas zu sagen hat, muss zuhören können!
• Wieso? Weshalb? Warum? Mit Fragen Gespräche lenken
• Die vier Seiten einer Nachricht im Assistenzalltag nutzen
• Konfliktgespräche konstruktiv und lösungsorientiert führen

Produktiv anstatt beschäftigt – Eigenorganisation im Büroalltag

• Mythos Multitasking: Was schnelles Umschalten verursacht
• Sieben Arbeitsprinzipien für eine optimale Tagesgestaltung
• Störungsmanagement: die eigene Konzentration schützen
• Everybody’s Darling? Nein sagen und klare Grenzen setzen
• Digitales Selbstmanagement: Informationsflut im Griff haben
• OneNote: den Überblick bei mehreren Vorgesetzten behalten

Ihr Nutzen

• Sie verbessern die Zusammenarbeit mit mehreren Vorgesetzten und Teams
• Sie setzen Prioritäten sicher und steuern Aufgaben effizient
• Sie kommunizieren klar, souverän und zielorientiert
• Sie erkennen unterschiedliche Persönlichkeiten und handeln situationsgerecht
• Sie reduzieren Stress durch wirksames Selbstmanagement
• Sie behalten auch bei hoher Arbeitsbelastung den Überblick

Zielgruppe

• Assistenzen
• Office-Manager/-innen
• Sachbearbeiter/-innen
• Fachkräfte