Digitale Rechnungen und E-Invoicing

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Beschreibung

Zum Thema

Digitale Rechnungen und E-Invoicing sind in vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Gerade die Optimierung des Prozesses von der Bestellung, Leistungsannahme, Rechnungsprüfung bis zur Bezahlung und Buchung sollten hier im Vordergrund stehen, sog. Prozessorientiertes Rechnungswesen. Dabei gibt es rechtliche und steuerliche Aspekte, die berücksichtigt werden müssen.

Die Finanzverwaltung verlangt auch ein internes und später nachvollziehbares Kontrollverfahren (sog. Verfahrensdokumentation, BMF-Schreiben vom 02.07.2012 und vom 23.05.2016), sodass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Rechnung sichergestellt sind. Das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 zu den GoBD hat di…

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Zum Thema

Digitale Rechnungen und E-Invoicing sind in vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Gerade die Optimierung des Prozesses von der Bestellung, Leistungsannahme, Rechnungsprüfung bis zur Bezahlung und Buchung sollten hier im Vordergrund stehen, sog. Prozessorientiertes Rechnungswesen. Dabei gibt es rechtliche und steuerliche Aspekte, die berücksichtigt werden müssen.

Die Finanzverwaltung verlangt auch ein internes und später nachvollziehbares Kontrollverfahren (sog. Verfahrensdokumentation, BMF-Schreiben vom 02.07.2012 und vom 23.05.2016), sodass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Rechnung sichergestellt sind. Das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 zu den GoBD hat die rechtlichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen ergänzt und verschärft.

Daneben sind technische Grundlagen und Besonderheiten der (elektronischen) Archivierung von Bedeutung, um die geforderten handelsrechtlichen wie auch steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten zu erfüllen.

Auch die Bundesregierung hat mit der E-Rechnungsverordnung vom 06.09.2017 die Weichen zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern gestellt.

Mit der Richtlinie für E-Rechnungen verpflichten sich die Mitgliedstaaten, bis spätestens zum 27.11.2018 die Abrechnung von öffentlichen Aufträgen mit elektronischen Rechnungen gegenüber öffentlichen Auftraggebern einzuführen.

Verpflichtungen zur Erstellung und Übertragung elektronischer Rechnungen für die leistenden Unternehmer gelten jedoch erst ab dem 27.11.2020. Jedoch sollten bei geplanten oder derzeitigen Unternehmensentscheidungen beim E-Invoicing die neuen Formate und Übertragungswege mit Weitsicht im Vorfeld berücksichtigt werden.


In diesem Seminar erhalten Sie Antworten auf die in der Praxis am häufigsten gestellten Fragen:

  • Welche Vorteile bietet das E-Invoicing gegenüber der Papierrechnung bzw. welche neuen Herausforderungen müssen berücksichtigt werden?
  • Welche Erleichterungen bietet das ZUGFeRD-Verfahren oder andere Datenformate?
  • Wie kann das E-Invoicing vom Bestellprozess bis zur Archivierung integriert werden?
  • Welche Auswirkungen hat das BMF-Schreiben zu den GoBD auf die Buchführung und Archivierung?
  • Was bedeutet eine revisionssichere Aufbewahrung?
  • Welche Anforderungen muss die IT erfüllen?
  • Wie müssen in Zukunft öffentliche Aufträge elektronisch abgerechnet werden?
  • Welche Bedeutung hat das Format XRechnung und kann auch ZUGFeRD verwendet werden?

Alles Wichtige im Überblick von der aktuellen GoBD vom 28.11.2019 bis hin zu der erforderlichen Verfahrensdokumentation

  1. Das aktuelle BMF Schreiben zu den GoBD 2019 – Inhalte, Auswirkungen und Handlungsbedarf in der Praxis
    • zeitnahe Erfassung von Geschäftsvorfällen
    • geschlossene Ablage von Papier-Belegen
    • revisionssicheres Verfahren und Verfahrensdokumentation
    • Umgang mit elektronischen Rechnungen
  2. Änderungen durch die Neufassung der GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019
    • Ersetzendes Scannen durch mobile Endgeräte (Beispiele: Barbelege und Reisekosten)
    • Konvertierung von Daten und Cloud-Computing
    • Verfahrensdokumentation und TAX-Compliance
  3. Vorsteuerabzug
    • Form und Inhalt der Rechnung
    • Möglichkeiten der Rechnungsberichtigung
  4. Digital übermittelte Rechnungen
    • EDI-Verfahren
    • Stellungnahme der Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 02.07.2012 und GoBD)
    • ZUGFeRD (Zentraler User Guideline Forum elektronische Rechnung Deutschland)
    • Berichtigungsmöglichkeiten von Rechnungen im Rahmen des E-Invoicings
    • Aufbewahrungspflichten
    • Anforderungen an die Archivierung
    • Ansatz des prozessorientierten Rechnungswesens und Gewährleistung eines stetigen Workflows
    • Kosten / Nutzen
  5. E-Invoicing
    • Digitale Rechnung ist nicht gleich E-Invoicing
    • Vorteile des E-Invoicing
    • Voraussetzungen für einen prozessorientierten Workflow
    • Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
    • Europäischer Vergleich, andere Länder sind weiter...
  6. Scannen
    • Informatives vs. ersetzendes Scannen
    • Einbindung in den Workflow
    • Vernichtung oder Aufbewahrung der Originaldokumente /-belege
    • Was ist die Originalrechnung?
  7. Aufbewahrungspflichten
    • Rechtliche Rahmenbedingungen
    • IT-Anforderungen (IDW RS FAIT 3 und GoBD)
    • Beginn und Ende der Aufbewahrungsfrist
    • Möglichkeiten der (digitalen) Archivierung
  8. Digitale Rechnungsformate
    • Inhalt und Umfang der E-Rechnungsverordnung vom 06.09.2017
    • Elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen nach § 4a EGovG (E-Government-Gesetz)
    • Format und Funktionsweise des Datenaustauschstandards „XRechnung“
    • XRechnung und ZUGFerd 2.0
    • Weitere Formate nach der Norm EM 16931
    • Verwaltungsportal zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen (§ 2 Onlinezugangsgesetze)
  9. Prüfungsfelder und -verhalten der Finanzverwaltung
    • Digitale Prüfung der Buchführung
    • Verfahrensdokumentation
    • Vorbereitende Maßnahmen
    • Rechtliche Folgen

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